De fleste vælger konferencelokale ud fra antal pladser, pris pr. kuvert og afstanden til nærmeste station. Det er fornuftige kriterier. Men de fortæller intet om, hvordan deltagerne tænker klokken 14.30, når dagens vigtigste beslutning skal træffes.
Og det er dér, en konference vindes eller tabes.
Hvad luften gør ved en konference
Forestil dig et plenum med 60 mennesker, lukkede døre og en oplægsholder, der går 20 minutter over tid. Efter frokost begynder øjnene at falde i. Det er let at give maden skylden. Men en del af forklaringen hænger i luften.
61 og 101 procent
Forskere fra Harvard T.H. Chan School of Public Health, anført af Joseph Allen, lavede et dobbeltblindt forsøg med 24 kontormedarbejdere. Deltagerne arbejdede i seks dage under forskellige indeklimaforhold uden at vide, hvad der blev ændret. Hver eftermiddag tog de en kognitiv test.
Resultatet blev publiceret i Environmental Health Perspectives i 2016. På dagen med lavt indhold af flygtige organiske stoffer (VOC) lå scorerne 61 procent højere end i det konventionelle kontormiljø. Med ekstra ventilation oveni steg de til 101 procent højere. CO₂ og VOC havde hver sin selvstændige effekt.
Det interessante er, hvor udslagene var størst: krisehåndtering, brug af information og strategisk tænkning. Altså præcis de evner, man samler folk til en konference for at bruge.
Studiet er lille, og det er lavet i et laboratorium. Men retningen er tydelig nok til, at luftskifte bør stå på tjeklisten, når man sammenligner konferencelokaler i København. Hvor mange arrangører spørger om det? Meget få.
Spørgsmål de færreste stiller udlejeren
Pris og kapacitet står på alle hjemmesider. Det, der afgør dagens kvalitet, skal man som regel selv spørge ind til:
- Kan vinduerne åbnes, og hvordan ventileres plenumsalen, når den er fyldt?
- Findes der mindre rum tæt på plenum, så grupperne kan bryde ud uden at skulle gå på tværs af bygningen?
- Spiser deltagerne i samme lokale, som de skal arbejde i om eftermiddagen?
- Hvem hjælper, når projektoren driller fem minutter før start?
- Er der et sted at gå hen i pauserne, som ikke er en gang?
Svarene siger mere om et konferencecenter end billederne på forsiden. Hos MBK, der driver et konferencecenter midt i København – læs mere her, er svaret på det sidste spørgsmål en tagterrasse i det indre København, som også bruges til gruppearbejde og break-out.
Loftshøjde, pauser og break-out
Et konferenceprogram består sjældent af én slags tænkning. Om formiddagen skal deltagerne lytte og forstå. Efter frokost skal de måske udvikle idéer. Til sidst skal nogen blive enige om noget konkret. Tre forskellige opgaver for hjernen. Hvorfor skulle de foregå i samme rum?
Katedraleffekten
Joan Meyers-Levy fra University of Minnesota og Rui Zhu fra University of British Columbia undersøgte i 2007 betydningen af loftshøjde. Studiet blev offentliggjort i Journal of Consumer Research. Deltagere i rum med cirka tre meter til loftet tænkte mere abstrakt og så flere sammenhænge. Deltagere i rum med cirka 2,4 meter fokuserede mere på detaljer og forskelle.
Effekten viste sig kun, når folk lagde mærke til loftet. Og forskning i den type psykologisk priming har haft svært ved at blive gentaget med samme styrke, så resultatet skal læses som et fingerpeg, ikke som en naturlov. Men fingerpeget er brugbart: idéudvikling trives bedre under højt til loftet, mens et budget eller en kontrakt gennemgås bedre i et mindre, mere lukket rum.
Pointen er ikke at jagte den perfekte loftshøjde. Pointen er, at én konference ofte har brug for flere slags rum. Derfor giver det mening at vælge et sted med et bredt udvalg af mødelokaler i København under samme tag, frem for en enkelt stor sal på et hotel.
Når program og rum taler sammen
| Programpunkt | Hvad hovedet skal | Rummet der passer |
|---|---|---|
| Keynote og plenum | Modtage og forstå | Stort lokale, god lyd, frisk luft |
| Workshop og idéudvikling | Tænke bredt | Højt til loftet, plads til at rejse sig |
| Beslutning og detaljer | Fokusere | Mindre mødelokale med ro |
| Pause og netværk | Skifte tilstand | Dagslys, udeareal, bevægelse |
Tabellen ser enkel ud. I praksis bliver den sjældent fulgt, fordi de fleste lejer ét lokale og beder alle blive siddende hele dagen.
Pauser er ikke spildtid
En pause er det tidspunkt, hvor luften udskiftes, og hvor hovedet får lov at sortere. Den er også dér, hvor mange af de vigtigste samtaler på en konference foregår. Arrangører, der skærer pauserne ned for at nå flere oplæg, får ofte flere oplæg og mindre udbytte. Er det en god handel?
Konferencecenteret, der blev bygget af en kursusholder
MBK A/S er ikke en udlejer, der ved et tilfælde fik nogle ledige kvadratmeter. Virksomheden er først og fremmest kursusudbyder. MBK A/S blev stiftet i 2007 og bygger på Michael Brorsens firma fra 1997, og i mange år holdt MBK sine kurser i DSB Kursuscenter Østerport. Da det kursuscenter lukkede, var der ikke andre centrale steder i København, der kunne levere den service, en prisbevidst kursusudbyder havde brug for. Så MBK åbnede sit eget kursuscenter i Pilestræde.
Det forklarer en del af stedets DNA. MBK underviser selv i konflikthåndtering, præsentationsteknik og kommunikation i de samme lokaler, som kunderne lejer. Når tusserne ikke virker, er det MBK’s egne undervisere, der bliver irriterede først.
MBK Kursuslokaler i tal
- 23 kreative mødelokaler med plads fra 2 til 150 personer
- Over 40.000 gæster og over 3.000 arrangementer om året
- Nummer 1 i kategorierne fleksibel og serviceminded samt konkurrencedygtige priser i MyImage Venue 2026 fra myresearch og DKBS
- Heldagsmøde fra 680 kroner pr. person ekskl. moms med frokostpose, 765 kroner med frokostbuffet
- Mindst 30 procent økologi i forplejningen og Green Key-certificering
- Pilestræde 61, 500 meter fra Nørreport Station og tæt ved Rundetårn, med parkering i huset
- Overnatning med særpris på 25hours Hotel lige ved siden af
Lokalerne er udsmykket med Michael Brorsens egen kunstsamling. Det kan lyde som pynt. Men et rum med noget at se på giver deltagerne noget at tale om i pausen, før de kender hinanden. Det er en isbryder, der ikke kræver en facilitator.
Leje af konferencelokale: sådan kommer du godt fra start
Start med programmet, ikke med lokalet. Skriv dagen ned time for time, og notér ud for hvert punkt, om deltagerne skal lytte, tænke bredt, beslutte eller hvile. Tæl derefter, hvor mange rum du reelt har brug for. Tag så kontakt til udlejeren med den liste i hånden.
Spørg også, om du kan komme forbi og se stedet. En rundvisning på 20 minutter afslører mere om lyd, lys og luft end et 3D-tour. Og mærk efter, hvordan du selv har det i plenumsalen, når du har siddet der et kvarter.
En konference er et samarbejde mellem det, der bliver sagt, og det sted, det bliver sagt. Oplægsholderne øver sig i ugevis. Hvor lang tid bruger du på at vælge det rum, de skal stå i?
